Vertragsverwaltung (Contract-Management)

Das Management von Verträgen und Vertragsinhalten ist ein kontinuierlicher Prozess, der letztlich zum Ziel hat, den Geschäftserfolg und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und stetig zu steigern. Gerade hier lassen sich durch Optimierungen und Kontrolle die Kosten oftmals erheblich senken. Um diese Vorteile optimal zu nutzen, ist eine professionelle Vertragsverwaltung (Contract-Management) unabdingbar.

Eine professionelle Vertragsverwaltung senkt Ihre Kosten, da Sie nicht in Vertragsfallen tappen und Fristen wahren.

Im Zeital­ter ein­er Vielzahl an unter­schiedlichen Verträ­gen hat die Ver­tragsver­wal­tung zunehmend an Bedeu­tung gewon­nen. Wer hat sich nicht dabei ertrappt, bei Fra­gen zu beste­henen Ver­tragsver­hält­nis­sen keine befriedi­gende Antwort parat zu haben oder nur über unzure­ichende Ken­nt­nisse zu Bestand, Ablauf, Kündi­gungs­frist und Wert laufend­er Verträge zu ver­fü­gen. Bei den mitunter auch vie­len kleinen Verträ­gen ist die Über­sicht im laufend­en Geschäfts­be­trieb oft nur schw­er möglich.

Das Man­age­ment von Verträ­gen und Ver­tragsin­hal­ten ist ein kon­tinuier­lich­er Prozess, der let­ztlich zum Ziel hat, den Geschäft­ser­folg und die Wet­tbe­werb­s­fähigkeit zu erhal­ten und stetig zu steigern. Rel­e­vantes Ver­tragswis­sen von Unwichtigem tren­nen zu kön­nen, ist eine wichtige Voraus­set­zung für die Erre­ichung der unternehmerischen Ziele und ein wesentlich­er Beitrag zur Reduk­tion der Kosten und Auss­chöp­fung der Konditionen.

Das Risiko eines fehlen­den oder unvoll­ständi­gen Ver­trags­man­age­ments wird oft unter­schätzt oder gar ignori­ert. Fehlein­schätzun­gen und Ver­säum­nisse wer­den meist erst bemerkt, wenn es zu spät ist. Das kann für ein Unternehmen fatale Fol­gen haben. Denn wer­den Verträge nur spo­radisch oder gar nicht über­prüft, kön­nen dem Unternehmen daraus enorme finanzielle Forderun­gen und Belas­tun­gen erwachsen.

Umfra­gen bestäti­gen, dass die meis­ten Unternehmen, mit der Organ­i­sa­tion ihrer Ver­tragsver­wal­tung unzufrieden sind. Ger­ade hier lassen sich durch Opti­mierun­gen die Kosten oft­mals erhe­blich senken. Trotz der Auswirkun­gen von Verträ­gen auf Umsatz, Kosten und Gewinn küm­mern sich die meis­ten Unternehmen noch immer zu wenig um die Chan­cen und Risiken, die in Verträ­gen ver­bor­gen liegen.

Anwend­barkeit: bei beste­hen­den kurz‑, mit­tel- und langfristi­gen Verträ­gen und bei Vertragsfreiheit.

Ziel­grup­pen: Branche­nun­ab­hängig alle kleinen, mit­tleren und großen Unternehmen, Organ­i­sa­tio­nen und öffentliche Auf­tragge­ber mit beste­hen­den kurz‑, mit­tel- und langfristi­gen Verträgen.

WIR STELLEN eine aus­gereifte, branche­nun­ab­hängige Lösung zur Ver­fü­gung (Host­ing) oder begleit­en die Imple­men­tierung ein­er inter­nen Lösung.

WIR INVENTARISIEREN Ihre beste­hen­den Verträge.

FAZIT: Eine moderne Vertragsverwaltung senkt Ihre Kosten.

Dank der mod­er­nen Tech­nik, die das pro­gram­mier­freie Gestal­ten von Ver­tragss­chemas erlaubt, kön­nen alle denkbaren Ver­tragsarten ein­fach und von nicht IT-Spezial­is­ten kon­fig­uri­ert wer­den. Wis­sen und Ver­traulichkeit der teils hochsen­si­blen Ver­trags­doku­mente, kön­nen somit ohne Hinzuziehung extern­er Drit­ter auf einen der Treuepflicht unter­stell­ten engen Mitar­beit­erkreis beschränkt werden.

MÖGLICHE VERTRAGSTYPEN

• Abnah­mev­erträge
• Berater- & Dienstleistungsverträge
• Kom­mu­nika­tionsverträge
• IT-Lizenz- und Wartungsverträge
• Miet- & Leasingverträge
• Unter­haltsverträge
• Poli­cen & Versicherungsverträge
• Men­genkon­trak­te
• Fran­chi­sev­erträge
• Werkverträge/Projektverträge
• Öffentliche Urkunden/Bewilligungen
• … jedes mögliche Vertragsdokument

HIGHLIGHTS

• Brows­er-Zugriff: ein­fach zu bedienen
• Trans­parenz und Kon­trolle über den gesamten Ver­trags­be­stand inkl. Zugriff auf alle Vertragsdokumente
• Automa­tis­che Ter­min- und Ereignis­be­nachrich­ti­gung per E‑Mail

Unsere Soft­ware ist das mod­erne, web­basierte Sys­tem zur zen­tralen Ver­wal­tung und Ver­ar­beitung von Verträ­gen und Doku­men­ta­tion beliebiger Assets (Ver­mi­eter Bestand, TK/IT-Sys­te­men, Wartungsverträ­gen, etc.). Alle Doku­mente, Infor­ma­tio­nen sowie weit­ere Anla­gen sind für alle Beteiligten schnell auffind­bar, wobei ein ein­heitlich­er, aktueller Infor­ma­tion­s­stand gewährleis­tet ist. Fris­ten, Kündi­gun­gen oder Ver­längerun­gen wer­den automa­tisch überwacht. Zudem stellt die Soft­ware in Verbindung mit unseren CRM Sys­tem und/oder per Mail einen glob­alen Fris­tenkalen­der bere­it. So sind frühzeit­ige Infor­ma­tio­nen und War­nun­gen garantiert und die sichere sowie effiziente Ein­hal­tung aller Bedin­gun­gen gewährleis­tet. Abteilungsüber­greifende Tea­mar­beit wird durch die dig­i­tale Versendung von Doku­menten, delegieren von Auf­gaben oder Wieder­vor­la­gen ermöglicht. Durch eine Vertreter­regelung ist die zeit­gerechte Bear­beitung aller Vorgänge jed­erzeit gewährleistet.

LEISTUNGSÜBERSICHT

• Schnelles Auffind­en von Infor­ma­tio­nen und Doku­menten durch kom­fort­able Such- und Filterfunktionalität
• Überwachung von Ver­tragslaufzeit­en mit Eskalationsmöglichkeiten
• Umfan­gre­iche DMS-Funk­tio­nen, z. B. Ver­sion­ierung und Ein-/Auscheck­en von Verträgen
• Ein­heitlich­er Fris­tenkalen­der für alle Verträge
• Ein­hal­tung von Kündi­gun­gen und Verlängerungen
• Über­sicht über Ver­tragskosten und ‑ein­nah­men
• Detail­lierte Infor­ma­tio­nen zu Vertragspartnern
• Unter­stützung von der Erstel­lung bis zur Unterze­ich­nung und Auf­be­wahrung von Verträgen
• Abbil­dung von Unternehmensstruk­turen, Hier­ar­chien und Kompetenzen
• Anbindung an Fremdsys­teme duch XML, ODBC oder Webservices
• Erweiterungsmöglichkeit zur Abbil­dung eigen­er Geschäftsprozesse
• Analyse zur Auss­chöp­fung von Kontin­gen­ten und Rahmenverträgen

Bei unser­er Vergü­tung kann der Man­dant zwis­chen einem leis­tungs­be­zo­ge­nen und einem ergeb­nis­be­zo­ge­nen Hon­o­rar wählen.

LEISTUNGSBEZOGENE VERGÜTUNG: Bei der leis­tungs­be­zo­ge­nen Vergü­tung rech­nen wir unsere Tätigkeit­en, nach anfal­l­en­dem Aufwand, zu unserem üblichen Stun­den­hono­rar ab.

ERGEBNISBEZOGENE VERGÜTUNG: Bei der ergeb­nis­be­zo­ge­nen Vergü­tung erhal­ten wir nur im Erfol­gs­fall eine prozen­tuale Beteili­gung am Ergebnis.